Planujesz organizację konferencji? Niezależnie od tego, czy ma to być kameralny event, czy wydarzenie na skalę światową, musisz zadbać o odpowiednie przygotowanie. Zależeć będzie od nich satysfakcja uczestników, a w efekcie – sukces Twojej firmy. Poznaj proces planowania konferencji i dowiedz się, o czym trzeba pamiętać na każdym jego etapie.

1. Wybór koncepcji i grupy docelowej

Organizację każdej konferencji należy zacząć od odpowiedzi na podstawowe pytania – jaki jest jej cel, do kogo jest skierowana, kto wystąpi w roli prelegentów. Na tym etapie wybierzesz główny temat wydarzenia oraz jego charakter. To pozwoli Ci naszkicować profil uczestników eventu. Od ich liczby uzależnisz natomiast później wybór lokalizacji i niezbędnego sprzętu.

2. Planowanie scenariusza i budżetu

Rozpisz harmonogram wydarzenia. W ten sposób zorientujesz się, czego tak naprawdę potrzebujesz podczas konferencji. Zaplanuj liczbę wystąpień, charakter i częstotliwość posiłków oraz inne aktywności, z których będą mogli skorzystać uczestnicy. To wszystko pozwoli Ci zacząć pracować nad kosztorysem. Na tym etapie musisz już wiedzieć, jaki masz budżet na organizację wydarzenia. Pamiętaj o pozostawieniu sobie zapasowej kwoty na wszelkie nieprzewidziane wydatki. Przygotuj się też na sytuację, w której trzeba będzie wybierać, na czym zależy Ci najbardziej, a z czego można zrezygnować.

Jest to również dobry moment na to, by rozejrzeć się za sponsorami. Wesprą Cię oni finansowo w zamian za reklamę, jaką będzie dla nich konferencja. Dobierając partnerów, miej na uwadze ich profil działalności. Powinien on być jak najbardziej związany z tematem Twojego wydarzenia.

3. Wybór lokalizacji

Lokalizacja to jeden z najważniejszych aspektów każdej konferencji. W dużej mierze decyduje o możliwościach organizacyjnych, komforcie uczestników oraz charakterze wydarzenia. Zadbaj po pierwsze o łatwy dostęp do wybranego miejsca (dojazd, parking), a po drugie o jego elastyczność – sprawdź, czy można je urządzić zgodnie z Twoim pomysłem (układ sal, ilość przestrzeni, akustyka itd.).

Najczęściej wybieranymi lokalizacjami na organizację konferencji są specjalnie przystosowane w tym celu obiekty, takie jak centra kongresowe. Można także skorzystać np. z oferty wielu hoteli posiadających sale konferencyjne. Dostępne na miejscu wyposażenie zdecyduje o tym, jaki sprzęt trzeba będzie dodatkowo wypożyczyć.

4. Wypożyczenie sprzętu i wybór dostawców

Choć centra konferencyjne mogą być bardzo dobrze przygotowane na Twoje wydarzenie, prawdopodobnie wiele elementów wyposażenia trzeba będzie dodatkowo wynająć. Najlepiej zdecydować się w tym przypadku na pomoc profesjonalistów – specjaliści marki sprzeteventowy.pl nie tylko dostarczą Ci niezbędne meble i akcesoria, ale także podpowiedzą, jak zorganizować całą konferencję.

W naszym asortymencie znajdziesz np. sofy i fotele, stoliki czy składane krzesła. W ofercie dostępne są również hokery i kompletne wyposażenie pozwalające na przygotowanie recepcji. Możesz także liczyć na naszą pomoc w kwestii doboru innych podwykonawców. Będziesz potrzebować m.in. cateringu czy hostess – polecimy Ci najlepsze w tych obszarach firmy.

5. Szczegółowe rozpisanie agendy

O ile na początku przygotowywania konferencji potrzebujesz jedynie ogólnego zarysu wydarzenia, o tyle na tym etapie musisz już rozpisać sobie szczegółową agendę. Zdecyduj, w jakiej kolejności będą przemawiać prelegenci – każdy z nich powinien znać dokładne godziny swojego wystąpienia. Wyznacz także dokładny czas na przerwy i posiłki.

6. Kontrola przebiegu konferencji

Etap planowania masz już za sobą – pozostaje Ci wdrożyć projekt w życie. Odpowiednio wcześnie roześlij zaproszenia i zbierz potwierdzenia obecności. To da Ci pojęcie, na jaką frekwencję możesz liczyć. W dniu konferencji bądź obecny na miejscu i kontroluj, czy wszystko idzie zgodnie z planem. Zarządzanie wydarzeniem umożliwią Ci odpowiednio skonfigurowane laptopy, które znajdziesz w ofercie sprzeteventowy.pl. Do komunikacji z zespołem mogą Ci się z kolei przydać krótkofalówki.

Jeśli zauważysz jakieś odstępstwa od scenariusza eventu, nie panikuj. Przede wszystkim nie możesz dać po sobie poznać, że coś jest nie tak. Spróbuj improwizować i dostosować agendę do nowych realiów. Goście powinni czuć, że wszystko jest pod kontrolą, nawet w przypadku ewentualnych niepowodzeń.

7. Zbieranie informacji zwrotnych

Po zakończeniu konferencji Twoja praca się nie kończy. Warto wyciągnąć jak najwięcej wniosków z jej organizacji i przebiegu. Zadbaj więc o to, aby do uczestników trafiły ankiety z pytaniami o ich opinie, lub zadzwoń do wybranych, aby opowiedzieli Ci o swoich wrażeniach. Oceny warstwy merytorycznej, logistycznej, a nawet estetycznej pozwolą Ci w przyszłości przygotowywać jeszcze lepsze konferencje!

Zorganizuj konferencję z marką sprzeteventowy.pl

Jeśli chcesz zorganizować konferencję na najwyższym poziomie, skorzystaj z pomocy naszych specjalistów. Pomożemy Ci w przygotowaniach, podzielimy się z Tobą naszym know-how i dostarczymy niezbędne elementy wyposażenia w dowolne miejsce na terenie kraju. Zapoznaj się z naszym asortymentem i zaprojektuj wydarzenie, o którym uczestnicy będą rozmawiać na długo po jego zakończeniu.